Jednostka Realizująca Projekt, powołana w strukturze Urzędu Gminy w Konopiskach, Zarządzeniem Nr 7/2009 z dnia 23.01.2009 r. Wójta Gminy Konopiska jest odpowiedzialna za skuteczne i terminowe wdrażanie Projektu zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi wytycznymi oraz przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a także umowami dotyczącymi realizacji Projektu.

Poniżej przedstawiono strukturę organizacyjną JRP.

Kierownik JRP

Kierownik Jednostki Realizującej Projekt będzie odpowiedzialny za skuteczne i terminowe wdrażanie Projektu w tym:

Nadzorowanie i koordynacja prac wykonywanych przez Jednostkę Realizującą Projekt;

·         Zapewnienie prowadzenia pełnej obsługi administracyjnej, technicznej i finansowo-księgowej Projektu, zgodnie z wymogami prawa polskiego i procedurami FS;
·         Sprawowanie nadzoru nad Wykonawcami kontraktów w ramach Projektu w zakresie
·         wynikającym z podpisanych umów;
·         Zatwierdzanie dokumentów związanych z realizacją Projektu sporządzanych przez Wykonawców i przekazywanie ich do akceptacji MAO;
·         Zatwierdzanie wniosków w sprawie przekazania środków finansowych w zakresie kosztów kwalifikowanych w wysokości wynikającej z Planu Płatności do WFOŚiGW w wymaganych formatach oraz terminach i przekazywanie ich do akceptacji MAO;
·         Zatwierdzanie harmonogramu realizacji, harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz planu płatności Projektu z uwzględnieniem wszystkich źródeł finansowania, w tym środków z Funduszu Spójności, dla potrzeb Jednostki Realizującej Projekt oraz WFOŚiGW, a także innych dokumentów związanych z monitoringiem postępu rzeczowego i finansowego Projektu dla potrzeb instytucji związanych z wdrażaniem Projektów FS i przekazywanie ich do akceptacji MAO;
·         Zatwierdzanie raportów i sprawozdań zgodnie z wymogami dotyczącymi Projektów FS i przekazywanie ich do akceptacji MAO;
·         Współdziałanie z WFOŚiGW i innymi instytucjami związanymi z wdrażaniem Projektów FS, w przygotowaniu przetargów, monitorowaniu realizacji Projektu, itp.;
·         Zapewnienie wykonania corocznego audytu oraz audytu końcowego zamykającego realizację Projektu;
·         Zapewnienie właściwego prowadzenia dokumentacji związanej z realizacją Projektu, jej poufności oraz przechowywania zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS;
·         Niezwłoczne informowanie MAO o istniejących lub przewidywanych zagrożeniach i nieprawidłowościach mających wpływ na właściwe wykonanie Projektu oraz wnioskowanie stosownych rozwiązań w tym zakresie;
·         Inicjowanie działań i nadzorowanie prac związanych z formułowaniem projektów dokumentów zapewniających prawidłowe zarządzanie oraz monitorowanie Projektu pod względem finansowym i technicznym;
·         Inicjowanie i prowadzenie działań na rzecz właściwej popularyzacji i przepływu informacji dotyczących finansowania Projektu ze środków Unii Europejskiej, zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS.

Zespół JRP
Stanowisko ds. administracyjno-technicznych

Stanowisko ds. technicznych będzie odpowiedzialne za obsługę techniczną i monitoringową Projektu zgodnie z wymogami procedur FS i prawodawstwa polskiego, w tym:

Prowadzenie monitoringu technicznego i finansowego Projektu;

·         zapewnienie prawidłowej obsługi kontroli zewnętrznej
·         Sporządzanie raportów i sprawozdań z realizacji Projektu;
·         Sporządzanie harmonogramu realizacji, harmonogramu rzeczowo-finansowego i planu płatności Projektu z uwzględnieniem wszystkich źródeł finansowania dla potrzeb Jednostki Realizującej Projekt oraz WFOŚiGW, a także innych dokumentów związanych z monitoringiem postępu rzeczowego i finansowego Projektu dla potrzeb instytucji związanych z wdrażaniem Projektów FS;
·         Opracowanie procedur wewnętrznych obowiązujących w JRP;
·         Właściwe prowadzenie dokumentacji, jej poufności oraz przechowywanie zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS;
·         Realizacja działań dotyczących popularyzacji informacji na rzecz właściwej popularyzacji i przepływu informacji dotyczących finansowania Projektu ze środków Unii Europejskiej zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS .
·         Prowadzenie monitoringu technicznego procesu wdrażania Projektu;
·         Współpracę z Wykonawcami kontraktów w zakresie realizacji Projektu oraz weryfikację sporządzanych przez nich raportów w zakresie jego rzeczowej realizacji;
·         Weryfikację faktur pod względem merytorycznym i sprawdzanie zgodności ich zakresu rzeczowego z podpisanymi umowami oraz harmonogramem realizacji Projektu;
·         Weryfikację Świadectw Płatności w zakresie rzeczowej realizacji Projektu;
·         Sporządzanie materiałów przetargowych dla wszystkich koniecznych przetargów oraz uczestnictwo w procedurach przetargowych dla zamówień publicznych realizowanych w ramach Projektu;
·         Właściwe prowadzenie dokumentacji, jej poufności oraz przechowywanie zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS.

Stanowisko ds. finansowych

Stanowisko ds. finansowych będzie odpowiedzialne za obsługę finansową Projektu zgodnie z wymogami FS i ustawodawstwa polskiego, w tym:

·         Współpracę przy sporządzaniu i aktualizowaniu harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz planu płatności Projektu;
·         Zapewnienie realizacji Projektu zgodnie z planami rzeczowo – finansowymi oraz montażem finansowym uwzględniającym wszystkie jego źródła finansowania;
·          Współpracę przy opracowywaniu wniosków o przekazanie środków wraz z załącznikami zgodnie z obowiązującymi instrukcjami;
·         Weryfikację faktur pod względem prawidłowości rozliczeń finansowych uwzględniających wszystkie źródła finansowania;
·         Sporządzanie zestawień dokumentów rozliczeniowych dokumentujących wykorzystanie środków realizowanego Projektu;
·         Współpracę przy prowadzeniu monitoringu płynności finansowej w ramach realizacji Projektu z uwzględnieniem wszystkich źródeł jego finansowania;
·         Współpracę przy opracowywaniu procedur wewnętrznych dot. obiegu dokumentów finansowych w ramach realizacji Projektu;
·         Sporządzanie sprawozdań finansowych z realizacji Projektu zgodnie z wymogami Funduszu Spójności i prawodawstwem polskim;
·         Współpraca przy sporządzaniu raportów z realizacji Projektu zgodnie z wymogami Funduszu Spójności i prawodawstwem polskim;
·         Sporządzanie zestawienia kosztów niekwalifikowanych Projektu;
·         Właściwe prowadzenie dokumentacji, jej poufności oraz przechowywanie zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS.